Vi forklarer forskellen mellem bank og bogføring ved at sammenholde bevægelserne på kontoudtoget med posteringerne på bankkontoen i bogføringen. Bankafstemning hjælper os med at finde manglende betalinger og bogføringsfejl. Her ser vi på tre typiske situationer: et manglende bankgebyr, en dobbeltposteret udbetaling og en datoforskel.
Kontoudtoget og bogføringens bankkonto skal sammenlignes på samme skæringsdato. Vi kontrollerer også primo, altså saldoen ved periodens begyndelse. Forskellige perioder eller et forkert udgangspunkt kan give en misvisende difference.
Selve købet eller salget og den efterfølgende betaling er særskilte transaktioner. En korrekt bogført faktura betyder derfor ikke, at betalingen er registreret korrekt på bankkontoen. Vi kontrollerer også enkeltposterne, når slutsaldi stemmer, fordi modsatrettede fejl kan ophæve hinanden i totalen.
Sådan afstemmer vi bankkontoen trin for trin
Når vi afstemmer bankkontoen, gennemgår vi den post for post, så hver forskel får en dokumenteret forklaring. Denne rækkefølge hjælper os med at holde styr på rettelser og poster, der kræver opfølgning.
-
Vi vælger den skæringsdato, afstemningen skal gælde for.
-
Vi henter kontoudtoget og posteringerne på bankkontoen i bogføringen for samme periode. Vi kontrollerer, at primo stemmer med slutsaldoen fra den foregående afstemning.
-
Vi matcher bevægelserne ud fra beløb, dato og betalingsreference. Referencen hjælper os med at skelne mellem betalinger på samme beløb.
-
Vi markerer poster, der kun findes på kontoudtoget eller i bogføringen, samt mulige dubletter. Det giver os en oversigt over de forskelle, vi skal undersøge.
-
Vi undersøger hver forskel med bilag og betalingsoplysninger. Her kontrollerer vi blandt andet, om betalingen faktisk er gennemført, og hvilken dato dokumentationen understøtter. En godkendt betaling er ikke automatisk en gennemført bankbetaling.
-
Vi bogfører dokumenterede mangler og retter fejl med bevaret kontrolspor. Begrundede udestående poster registrerer vi særskilt med beløb, dato og forklaring. Vi bogfører ikke en udligningspost alene for at få saldoen til at passe.
-
Vi kontrollerer slutsaldi og sikrer, at eventuelle udestående poster forklarer hele forskellen. Bruger vi Business Central, kan vi følge Microsofts systemvejledning til bankafstemning ved denne kontrol.
-
Vi gemmer afstemningen sammen med kontoudtoget og dokumentationen for forskellene. Senere følger vi op på udestående poster og kontrollerer, at de bliver afklaret eller håndteret i den næste afstemning.
Sådan bogfører vi et manglende bankgebyr
Et bankgebyr, der mangler i bogføringen, får bogføringens banksaldo til at stå for højt. I et hypotetisk eksempel har vi 1.000 kr. i både banken og bogføringen før et gebyr. Banken trækker 100 kr., så kontoudtoget viser 900 kr., mens bogføringen stadig viser 1.000 kr.
Vi bogfører det dokumenterede gebyr som en omkostning og reducerer bankkontoen i bogføringen med 100 kr. Dermed bliver bogføringens banksaldo også 900 kr. Vi knytter bankens eller betalingsudbyderens dokumentation til posteringen og matcher den med trækket på kontoudtoget. Gebyret registrerer vi særskilt, så det ikke skjules i en anden betaling.
Momsbehandlingen vurderer vi ud fra den konkrete ydelse og dokumentationen. Skattestyrelsens afgørelse om transaktionsgebyrer for teknisk assistance viser eksempelvis, at sådanne gebyrer kan være momspligtige. Derfor kan vi ikke anvende én fælles momsregel på alle gebyrer fra banker og betalingsudbydere.
Sådan tilbagefører vi en dobbeltposteret udbetaling
Bogføringens banksaldo kan stå for lavt, hvis en udbetaling er bogført to gange. I et hypotetisk eksempel starter vi med 2.000 kr. og betaler en leverandør 500 kr. én gang. Banken viser derefter 1.500 kr., men med to bogførte udbetalinger står bankkontoen i bogføringen fejlagtigt på 1.000 kr.
Først kontrollerer vi kontoudtoget, betalingsreferencen og bilaget for at fastslå, at banken kun har gennemført én betaling. Derefter finder vi den ekstra bogførte bankpost. Det er den, vi skal rette, mens den korrekte leverandørfaktura og den oprindelige betaling bevares.
Vi tilbagefører eller korrigerer den ekstra udbetaling og retter også dens fejlagtige modpost. I eksemplet øger korrektionen bogføringens banksaldo med 500 kr. til 1.500 kr. Vi henviser til fejlposteringen og gemmer dokumentationen sammen med forklaringen på rettelsen. Kontrolsporet skal vise, hvad vi har rettet og hvorfor.
Sådan undersøger og forklarer vi datoforskelle
En betaling kan være bogført på én dato og først fremgå af kontoudtoget dagen efter. Vi undersøger bankens dokumentation for gennemførelsen for at afgøre, om datoforskellen skyldes tidspunktet for registreringen eller en forkert bogføringsdato.
I dette hypotetiske eksempel er primo 5.000 kr. begge steder. Vi har bogført en udbetaling på 1.000 kr. den 30. juni, og bankens dokumentation viser, at betalingen blev gennemført samme dato. Kontoudtoget registrerer først trækket den 1. juli.
| Post | Kontoudtog | Bogføring |
|---|---|---|
| Primo | 5.000 kr. | 5.000 kr. |
| Registreret udbetaling pr. 30. juni | Ingen registreret udbetaling | 1.000 kr. |
| Saldo pr. 30. juni | 5.000 kr. | 4.000 kr. |
Pr. 30. juni findes udbetalingen altså i bogføringen, men endnu ikke på kontoudtoget. Vi dokumenterer tidsforskellen med betalingsoplysningerne, gennemførelsesdatoen og den senere kontoudtogspost. Afstemningsforklaringen er 5.000 kr. − 1.000 kr. = 4.000 kr. Beregningen forklarer forskellen. Kontoudtogets faktiske saldo pr. 30. juni er fortsat 5.000 kr.
Vi følger op på den udestående transaktion. I eksemplet matcher vi den bogførte udbetaling med trækket, når det fremgår af kontoudtoget den 1. juli.
Her skal vi skelne mellem godkendelse og gennemførelse. Viser dokumentationen i stedet, at betalingen først blev gennemført senere, og at bogføringsdatoen derfor er forkert, retter vi datoen med bevaret kontrolspor.
En kundeindbetaling modtaget den 1. juli må vi heller ikke uden dokumenteret grund medtage i banksaldoen pr. 30. juni. Vi dokumenterer en reel tidsforskel og følger op på den. Tidsforskellen giver ikke grundlag for at bogføre en udligningspost alene for at få saldiene til at passe.
Sådan dokumenterer vi afstemningen og følger op på fejl
For at kunne efterprøve en bankafstemning skal vi kunne spore fejl tilbage til de berørte posteringer. Vi samler derfor dokumentationen for både afstemningen og de ændringer, den har ført til.
-
Kontoudtoget for den afstemte periode
-
Relevante bilag, der underbygger posteringerne
-
Rettelser med kontrolspor, der viser ændringen og dens begrundelse
-
Forklaringer på udestående poster med tilhørende dokumentation
Kravene om nøjagtig registrering, transaktionsspor og kontrolspor fremgår af Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven. Transaktionssporet skal gøre det muligt at følge registreringerne frem til regnskabet. Kontrolsporet forbinder registreringerne med den dokumentation, der underbygger dem.
Vi lader den beskrevne bogføringsprocedure omfatte både afstemning og opfølgning. Den skal gøre det tydeligt, hvordan uforklarede poster bliver undersøgt, så de ikke ubemærket følger med til næste periode.
Reelt Regnskab hjælper mindre virksomheder med bogføring og bankafstemning.