Saldobalance: Hvad er det, og hvad skal du kontrollere?

Med en saldobalance får vi overblik over bogføringen og finder de konti, der kræver nærmere kontrol. Den er en kontooversigt over bogførte saldi på både resultatkonti og balancekonti for en valgt periode eller dato. Resultatkontiene viser periodens indtægter og omkostninger, mens balancekontiene viser blandt andet aktiver og gæld på et bestemt tidspunkt.

Afhængigt af rapportens indstillinger kan vi også se primo, periodens bevægelser og ultimo. Det er saldoen ved begyndelsen, ændringerne undervejs og saldoen ved slutningen. Derfor skal det være tydeligt, hvilken periode rapporten dækker, og hvilke oplysninger den viser.

Vi bruger saldobalancen som grundlag for at kontrollere bogføringen og udarbejde regnskabet, men bogførte saldi er ikke i sig selv dokumenterede regnskabstal. Oversigten viser, hvad der er registreret på kontiene. Vi skal kontrollere og dokumentere saldiene for at kunne vurdere, om de er korrekte.

Sådan læser vi debet og kredit

På en konto skelner vi mellem bevægelserne og den saldo, der står tilbage. Bevægelserne er de beløb, der bogføres i debet og kredit. Saldoen er forskellen mellem kontoens samlede debet- og kreditposteringer. Ved dobbelt bogholderi registreres hver transaktion med lige store modgående beløb i debet og kredit, som beskrevet i Skattestyrelsens vejledning om løbende bogføring.

Når vi læser debet og kredit i en saldobalance, undersøger vi først, hvordan rapporten viser fortegn. Plus og minus kan betyde noget forskelligt fra system til system. Lige store debet- og kreditsummer viser kun, at bogføringen hænger aritmetisk sammen. En transaktion kan være bogført på forkerte konti eller helt udeladt, uden at balancen brydes. Derfor beviser de ens summer hverken korrekt kontering, fuldstændighed eller afstemning.

Hvad adskiller saldobalancen fra det færdige regnskab?

En saldobalance kan vi trække både før og efter afslutningsposteringerne. Afskrivninger og periodiseringer kan allerede være bogført løbende, så vi kan ikke gå ud fra, at saldobalancen mangler disse reguleringer.

Forskellen ligger i, hvordan vi bearbejder tallene. I det færdige regnskab samler vi kontrollerede og korrekt klassificerede tal i de relevante opstillinger med de nødvendige reguleringer og oplysninger efter virksomhedsform. En saldobalance er derfor ikke automatisk tilstrækkelig som færdigt regnskab. Vi skal også skelne mellem årsregnskab og skatteregnskab, fordi den skattemæssige behandling kan kræve andre opgørelser og reguleringer.

Vi skal kunne dokumentere, hvordan bogføringskontiene er samlet til regnskabsposter, og hvilke efterposteringer der eventuelt er foretaget. Regnskabstallene skal kunne følges tilbage til registreringerne og de tilhørende bilag. Denne sammenhæng er beskrevet i Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven.

Når vi kontrollerer klassifikationen, ser vi blandt andet på følgende:

• Vi fører optagne lån som gæld og ikke som driftsindtægt.

• Vi skelner private hævninger fra virksomhedens driftsomkostninger.

• Vi vurderer, om et køb skal indregnes som et aktiv, frem for automatisk at udgiftsføre det.

Usædvanlige saldi, vi skal undersøge

Usædvanlige saldi giver os anledning til at undersøge bogføringen nærmere. En saldo kan have en naturlig forklaring, så vi gennemgår de bagvedliggende poster, før vi vurderer, om der er en fejl.

Saldo eller signal	Mulig forklaring	Hvad vi kontrollerer
Negative kundesaldi	Forudbetaling, kreditnota eller fejl	Vi gennemgår fakturaer, kreditnotaer og indbetalinger.
Debetsaldo på leverandørgæld	Forudbetaling, overbetaling, kreditnota eller fejl	Vi gennemgår leverandørens poster og betalinger.
Negativ bank	Kassekredit eller manglende posteringer	Vi sammenholder saldoen med kontoudtog og kreditforhold.
Saldo på mellemregnings- eller fejlkonto	Beløb, der afventer afklaring eller korrekt placering	Vi undersøger, om en specifikation og tilhørende bilag forklarer saldoen.
Usædvanlige momsbeløb	Fejl i momsgrundlag, kontering eller periode, eller registrerede momsbetalinger	Vi kontrollerer momsgrundlag, kontering, periode og registrerede betalinger. Størrelse og fortegn beviser ikke i sig selv en fejl.
Store ændringer eller uforklarligt uændrede saldi	Ændret aktivitet, manglende posteringer, forkert periode eller forkert konto	Vi sammenholder kontoens bevægelser med virksomhedens faktiske aktivitet og undersøger afvigelser.

Sådan afstemmer vi konti og dokumenterer differencer

Afstemning af konti handler om at dokumentere den bogførte saldo. Vi sammenholder tallene med de opgørelser og bilag, der forklarer saldoen på den valgte dato eller for den valgte periode.

• Vi afstemmer bankkontoen mod kontoudtog på samme dato og undersøger forskelle i posteringer og perioder.

• Ved afstemning af debitorer og kreditorer sammenholder vi kunde- og leverandørkontrolkonti med åbne poster og underliggende fakturaer for samme periode. Finanssaldoen skal stemme med det tilknyttede kartotek, som beskrevet i vejledningen om afstemning til finansens samlekonti.

• Vi afstemmer momskontiene mod momsopgørelsen, indberetningerne og de registrerede betalinger.

• Vi sammenholder saldoen på lån med långivers opgørelse.

• Vi afstemmer mellemregninger mod specifikationer og de bilag, der forklarer beløbene.

For hver konto gemmer vi afstemningsdato, grundlag og eventuelle differencer sammen med en forklaring på forskellene. Manglende afstemning betyder, at vi mangler dokumentation for saldoen, ikke nødvendigvis at saldoen er forkert.

Finder vi en difference, arbejder vi videre i denne rækkefølge:

1. Vi følger differencen til de konkrete posteringer og bilag, så vi kan forklare, hvor den kommer fra.

2. Vi dokumenterer og bogfører begrundede rettelser, så sammenhængen mellem den oprindelige postering, rettelsen og bilagene kan følges.

3. Vi gentager afstemningen og følger op på eventuelle resterende differencer.

Vi bruger aldrig en udokumenteret udligningspost blot for at få saldoen til nul. En rettelse skal bygge på en forklaring og et bilag, som vi kan finde frem igen.

Sådan kontrollerer vi for fejl før årsafslutning

Før årsafslutningen følger vi denne rækkefølge for at finde og rette fejl i saldobalancen:

1. Vi vælger den korrekte periode eller dato.

2. Vi kontrollerer rapportens indstillinger og fortegnsvisning.

3. Vi gennemgår usædvanlige saldi og kontrollerer kontienes klassifikation.

4. Vi udfører de relevante afstemninger med dokumenteret grundlag.

5. Vi undersøger differencer og finder deres forklaring i posteringer og bilag.

6. Vi bogfører dokumenterede rettelser og nødvendige afslutningsposteringer.

7. Vi kontrollerer den opdaterede saldobalance, før regnskabet færdiggøres.

Målet er dokumenterede saldi, som regnskabet kan bygge på. Hos Reelt Regnskab hjælper vi med bogføring, bankafstemning og regnskab, så arbejdet med saldobalancen hænger sammen med det færdige regnskab.