Vi anbefaler et kørselsregnskab, hvor hver erhvervstur hænger sammen med et konkret formål, bestemmelsessteder og kørte kilometer. Som selvstændig skal du bruge kørebogen til at dokumentere bilens anvendelse. En medarbejders kørselsafregning skal også give arbejdsgiveren grundlag for at kontrollere skattefri kørselsgodtgørelse.
Skattefri kørselsgodtgørelse gælder erhvervsmæssig kørsel i medarbejderens eget køretøj og kan udbetales efter faste satser. Kørsel mellem hjem og arbejdsplads skal vurderes særskilt efter 60-dages-reglen.
Hvilke oplysninger skal selvstændiges kørebog indeholde?
Kilometertællerens stand ved indkomstårets begyndelse og slutning viser, hvor meget bilen har kørt i løbet af året. Vi anbefaler at registrere begge stande i kørebogen, hvor de indgår efter Skattestyrelsens juridiske vejledning C.C.2.2.2.6. Forskellen mellem dem viser årets samlede kørsel, både privat og erhvervsmæssig.
For hver erhvervstur anbefaler vi at samle oplysningerne i én registrering:
-
Registrér datoen for turen.
-
Angiv kilometertællerens startstand og slutstand samt de kørte kilometer. Slutstand minus startstand skal svare til turens kilometerantal.
-
Beskriv det konkrete erhvervsmæssige formål, eksempelvis et kundemøde om en bestemt opgave, så det fremgår, hvilken aktivitet turen vedrører.
-
Angiv turens bestemmelsessteder og relevante delmål, så ruten kan følges, også når turen omfatter flere besøg.
Vær præcis, når du beskriver formålet. Vi anbefaler at skrive, hvilken kunde besøget gælder, og hvilken opgave eller aktivitet det vedrører. Det fortæller mere end »kundebesøg«. Bestemmelsesstederne skal tilsvarende vise, hvor den erhvervsmæssige kørsel er foregået.
Disse oplysninger dokumenterer bilens anvendelse i den selvstændiges kørebog. Medarbejderens beregning af skattefri kørselsgodtgørelse og arbejdsgiverens kontrol hører til en særskilt kørselsafregning.
Eksempel på kørselsregnskab med tællerstande og kilometer
De to erhvervsture nedenfor viser, hvordan tællerstande og kørte kilometer hænger sammen. Vi har brugt fiktive oplysninger i hele tabellen, og eksemplet er kun til illustration.
| dato | fra | bestemmelsessted og eventuelle delmål | erhvervsmæssigt formål | startstand | slutstand | kørte kilometer |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 05-01-2026 | Kontor | Kunde A, derefter kontor | Kundemøde om bogføring | 20.000 km | 20.040 km | 40 km |
| 06-01-2026 | Kontor | Leverandør B, derefter kontor | Afhentning af varer til virksomheden | 20.040 km | 20.070 km | 30 km |
Første række omfatter hele turen fra kontoret til Kunde A og tilbage til kontoret. Vi beregner de kørte kilometer ved at trække startstanden fra slutstanden. Det giver 20.040 − 20.000 = 40 km.
I anden række er startstanden den samme som den første turs slutstand, fordi eksemplet forudsætter, at bilen ikke har kørt mellem turene. Her er beregningen 20.070 − 20.040 = 30 km.
Tabellen viser et udsnit af kørebogen. Årets begyndelses- og slutstand registrerer vi særskilt, da tabellens første og sidste tællerstand ikke kan erstatte dem i et helt årsregnskab. Hvis bilen bruges privat mellem erhvervsturene, kan den private kørsel forklare forskellen mellem en turs slutstand og den næste turs startstand.
Hvad skal medarbejderens kørselsafregning indeholde?
Medarbejderens kørselsafregning skal vise både grundlaget for godtgørelsen og beregningen af udbetalingen. Vi anbefaler at samle det i ét bilag. Det er arbejdsgiverens dokumentation for skattefri kørselsgodtgørelse og skal indeholde følgende oplysninger:
-
Angiv datoen for kørslen.
-
Beskriv det konkrete erhvervsmæssige formål med turen.
-
Oplys destinationer og eventuelle delmål.
-
Angiv det kørte kilometerantal.
-
Oplys den anvendte sats, og vis beregningen af godtgørelsen.
Godtgørelsen beregnes som kilometerantal × sats. Vi anbefaler at vise beregningen direkte på bilaget, så det fremgår, hvordan den registrerede kørsel fører til det udbetalte beløb.
Arbejdsgiveren skal kontrollere, at medarbejderen har kørt i sit eget køretøj. Det krav gælder medarbejderens skattefri kørselsgodtgørelse og skal holdes adskilt fra oplysningerne i den selvstændiges kørebog.
Der kræves ingen bestemt blanket. Et skema til kørselsafregning kan bruges, hvis det indeholder alle de nødvendige oplysninger. Skattestyrelsen har et skema til kørselsafregning for 2026.
Hvordan dokumenterer arbejdsgiveren sin kontrol?
På selve kørselsbilaget bør det fremgå, at arbejdsgiveren har kontrolleret oplysningerne. Det er vores anbefaling, fordi oplysningerne afgør, om godtgørelsen kan udbetales skattefrit. Kontrollen skal omfatte følgende:
-
Datoen og det erhvervsmæssige formål med kørslen.
-
Turens destinationer og eventuelle delmål.
-
Det kørte kilometerantal.
-
Beregningen af godtgørelsen efter satserne.
-
At medarbejderen har brugt sit eget køretøj.
Kontrollen skal være synlig i dokumentationen, eksempelvis gennem en underskrift, et stempel eller rettelse af fejl. Vi understreger, at disse eksempler ikke automatisk sikrer skattefrihed. Arbejdsgiveren skal have kontrolleret grundlaget for udbetalingen.
Derfor anbefaler vi at dokumentere kontrollen i forbindelse med afregningen. En efterfølgende rekonstruktion af dokumentationen opfylder ikke i sig selv betingelserne for skattefri befordringsgodtgørelse. Skatteyderen har bevisbyrden for, at betingelserne er opfyldt, herunder at arbejdsgiveren har udført kontrollen.
Ved interessefællesskab mellem medarbejder og arbejdsgiver, eksempelvis når medarbejderen er hovedanpartshaver, gælder skærpede dokumentationskrav. Her lægger vi særlig vægt på dokumentation for den faktiske kontrol. Et fremlagt kørselsregnskab beviser ikke i sig selv, at godtgørelsen er skattefri.
Sådan får vi registrering og afregning af erhvervskørsel på plads
En fast rutine gør det tydeligt, hvem der skal registrere, kontrollere og afregne erhvervskørslen. Vi anbefaler denne rækkefølge:
-
Registrér turen, mens formålet og ruten er friske i hukommelsen, og kilometertællerens startstand og slutstand kan aflæses.
-
Brug som selvstændig kørebogen til at dokumentere bilens erhvervsmæssige anvendelse, eller indsend som medarbejder kørselsafregningen til arbejdsgiverens kontrol før skattefri udbetaling.
-
Indberet som arbejdsgiver medarbejderens kørselsgodtgørelse via eIndkomst. Dette trin gælder medarbejderens godtgørelse.
Hvis betingelserne for skattefrihed ikke er opfyldt, bliver godtgørelsen skattepligtig A-indkomst hos medarbejderen. Kørselsfradrag kan være en mulighed efter de relevante regler, men retten til fradrag skal vurderes særskilt.
Vi vurderer, at løbende registrering giver det sikreste grundlag for korrekt dokumentation. Som selvstændig bruger du kørebogen til at dokumentere bilens anvendelse. Som medarbejder skal du have kørslen afregnet med arbejdsgiverens kontrol og korrekt indberetning.