Outsourcing af bogholderi: Hvad kan du overdrage, og hvad beholder du selv?

Du kan overdrage hele bogholderiet eller udvalgte opgaver, alt efter din virksomheds behov og den konkrete aftale. Virksomheden beholder sin bogføringspligt og beslutningerne om godkendelse og betaling, selv om en ekstern bogholder registrerer transaktionerne.

Vi hos Reelt Regnskab hjælper med bogføringen og lægger vægt på en tydelig arbejdsdeling. Din virksomheds kendskab til køb og salg er nødvendigt for at forklare, hvad bilagene vedrører, og afklare tvivl om posteringer.

En leverandørfaktura viser, hvordan rollerne adskiller sig. Bogholderen bogfører fakturaen, mens din virksomhed godkender købet og frigiver betalingen. Det er tre forskellige handlinger. Her gennemgår vi, hvilke opgaver der kan overdrages, hvordan arbejdet fordeles, og hvem der har ansvaret.

Hvilke bogholderiopgaver kan du overdrage?

Omfanget af outsourcing af bogføring bør følge virksomhedens behov. Vi anbefaler, at aftalen angiver, hvilke bogholderiopgaver den eksterne bogholder skal håndtere. Det kan være løbende registrering og andre opgaver efter konkret aftale.

• Bilagsbogføring kan overdrages. Virksomheden leverer købs- og salgsbilag med de nødvendige forklaringer, og bogholderen registrerer dem på de relevante konti. En forklaring kan eksempelvis beskrive, hvad et indkøb skal bruges til.

• Debitor- og kreditorstyring kan omfatte overblik over kundetilgodehavender og leverandørgæld. Bogholderen holder styr på udestående beløb, mens virksomheden afklarer uenigheder med en kunde eller leverandør om en faktura.

• Lønadministration kan aftales særskilt. Virksomheden leverer og godkender løngrundlaget, eksempelvis timer og lønændringer, mens bogholderen udfører den aftalte behandling.

• Momsafstemning, rapportering og klargøring af materiale til årsafslutning kan overdrages. Vi anbefaler, at aftalen præciserer, om bogholderen også skal indberette, eller om opgaven alene omfatter forberedelse af materialet.

Sådan fordeler du og bogholderen arbejdet i hverdagen

I hverdagen skal det være aftalt, hvem der håndterer leverandørfakturaen på hvert trin. Vi anbefaler denne arbejdsdeling mellem virksomheden og bogholderen:

1. Virksomheden indsamler og afleverer fakturaen og relevant materiale efter den aftalte afleveringsform og frist. Ved køb af udstyr kan materialet eksempelvis omfatte en forklaring på, hvad udstyret skal bruges til. En udpeget kontaktperson i virksomheden kan besvare spørgsmål om bilagene.

2. Den eksterne bogholder registrerer fakturaen på de relevante konti. Registreringen er ikke i sig selv en godkendelse af betalingen.

3. En udpeget person i virksomheden godkender købet og beløbet, eksempelvis ved at kontrollere, at det fakturerede udstyr er modtaget, og at beløbet stemmer med aftalen.

4. Den særskilt bemyndigede person frigiver betalingen i banken. Bogholderen kan efter aftale udarbejde betalingsforslag. Vi anbefaler at aftale særskilt, hvem der må frigive betalingerne, og tilpasse adgangsrettighederne til den enkeltes rolle.

Mangler et bilag, eller viser en afstemning en forskel, anbefaler vi en fast arbejdsgang for at få det afklaret:

1. Bogholderen samler de åbne spørgsmål, eksempelvis en bankpostering uden bilag eller en betaling, der ikke stemmer med fakturabeløbet.

2. Virksomheden leverer det manglende bilag eller en forklaring. En forskel kan eksempelvis skyldes, at betalingen kun dækker en del af fakturaen.

3. Bogholderen følger op på svarene og retter de posteringer, der kræver ændringer. Ubesvarede spørgsmål følges op med virksomhedens kontaktperson.

Virksomhedens bogføringspligt og bogholderens pligter

Virksomhedens bogføringspligt omfatter de kontroller og procedurer, der skal sikre nøjagtig og rettidig registrering. Regnskabsmaterialet skal beskyttes mod tab, fejl og misbrug. Vi anbefaler derfor, at virksomheden følger op på, om bogføringen er ajour, og om materialet bliver opbevaret betryggende, også når en ekstern bogholder udfører arbejdet.

Virksomheden skal levere alt relevant regnskabsmateriale, så bogholderen kan registrere og opbevare det korrekt og rettidigt. Transaktioner skal registreres snarest muligt. Kun virksomheder med meget få, enkle transaktioner kan vente til de lovpligtige indberetninger. Andre bør bogføre løbende, som udgangspunkt inden for måneden.

Årsrapportpligtige virksomheder og virksomheder med en nettoomsætning over 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår skal have en procedurebeskrivelse. Den skal beskrive registreringen, den betryggende opbevaring og de ansvarlige funktioner. Vi anbefaler, at beskrivelsen følger den faktiske arbejdsdeling og angiver, hvilke funktioner i virksomheden og hos bogholderen der varetager opgaverne.

Bogholderen har også egne pligter ved outsourcing af bogholderi. Bogholderen skal bruge et lovligt digitalt bogføringssystem og opbevare de omfattede bilag deri. Overtrædelser kan medføre bødeansvar. Virksomhedens fortsatte pligter fritager altså ikke bogholderen for ansvar for sit arbejde.

Regnskabsmateriale skal som hovedregel opbevares i fem år efter regnskabsårets afslutning. Kravene til registrering, procedurer og opbevaring fremgår af Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven.

Hvem har ansvaret for det digitale bogføringssystem?

Systemansvaret ved digital bogføring med en ekstern bogholder afhænger af, hvilket system der bruges, og hvem det tilhører. Vi anbefaler, at aftalen afklarer ansvaret for systemkrav og virksomhedens adgang til regnskabsmaterialet.

Forhold	Virksomhedens eget registrerede system	Bogholderens eget system	Virksomhedens ikke-registrerede system
Ansvar for systemkrav	Systemudbyderen har ansvaret for systemets lovlighed. Registrerede systemer er kontrolleret i forhold til gældende lovkrav og findes i Erhvervsstyrelsens fortegnelse.	Bogholderen skal opfylde sine egne pligter til lovlig digital bogføring og opbevaring. Er systemet registreret, har systemudbyderen ansvaret for systemets lovlighed.	Virksomheden skal selv sikre, at systemkravene er opfyldt.
Fortsat bogføringspligt	Virksomheden beholder bogføringspligten.	Virksomhedens bogføringspligt består, selv om materialet ligger i bogholderens system.	Virksomheden har både bogføringspligten og ansvaret for at sikre systemkravene.
Praktiske krav til opbevaring eller adgang	Materialet skal opbevares i systemet, også når den eksterne bogholder udfører registreringen.	Vi anbefaler at aftale virksomhedens adgang til materialet og udlevering ved samarbejdets ophør.	Endeligt bogførte transaktioner må ikke slettes, ændres eller tilbagedateres. Rettelser kræver nye posteringer. Der skal normalt tages fuld sikkerhedskopi mindst ugentligt, hvis der er nye posteringer. Se kravene til ikke-registrerede digitale bogføringssystemer.

Bruges en ekstern applikation til dele af bogføringen, har virksomheden ansvaret for, at både posteringer og bilag overføres til et registreret standardsystem. Ansvaret for overførslen ligger hverken hos applikationsleverandøren eller systemudbyderen. Behandles programmerne i stedet samlet som et ikke-registreret system, skal virksomheden sikre, at de relevante systemkrav også er opfyldt i applikationen, jf. Erhvervsstyrelsens krav til ikke-registrerede systemer.

Aftal, hvordan vi hos Reelt Regnskab hjælper med bogføringen

En aftale om hjælp til bogføring bør også beskrive, hvordan samarbejdet fungerer, når virksomheden har brug for overblik, eller behovene ændrer sig. Vi anbefaler at få disse tre punkter med:

• Afgræns opgaverne skriftligt, så det fremgår, hvad den eksterne bogholder udfører, og hvilke opgaver virksomheden selv beholder. Det giver et fælles grundlag for at vurdere, om en opgave er omfattet af aftalen.

• Aftal, hvordan og hvor ofte virksomheden får status og rapportering. Vi anbefaler, at status giver overblik over både økonomien og uafklarede forhold, så virksomheden kan tage stilling til det, der kræver en beslutning.

• Beskriv, hvordan fravær og ændringer i opgavernes omfang håndteres. Det bør fremgå, hvem virksomheden skal kontakte, og hvordan nye behov bliver indarbejdet i aftalen.

Virksomhedens ansvar består. Hos Reelt Regnskab hjælper vi med bogføringen, og via Reelt Regnskabs hjemmeside kan du kontakte os for at afklare behov og arbejdsdeling.